Transportkosten vom Messebauer besser verstehen.

Kennen Sie das? Sie blättern durch das Angebot Ihres Messebauers – und bei dem Punkt "Messetransporte" weiten sich Ihre Augen wie ein Vollmond, der in Erstaunen aufgeht. Wie kann das bitte sein? So teuer wie ein Luxuswochenende in einem Fünf-Sterne-Resort? Klingt fast wie ein Scherz, oder?

Das Dilemma liegt darin, dass das Thema Transport für die meisten so trocken ist wie Knäckebrot ohne Butter. Kein Wunder also, dass es so ungern angerührt wird.

Doch wir haben vor, das zu ändern. Wir wollen das Thema transparent besprechen. Und keine Sorge: Wir präsentieren Ihnen das Thema Messelogistik in appetitlichen Häppchen.

Das soll Ihnen in Zukunft helfen, realistische Preisvorstellungen zu haben. Vor allem können Sie dieses Wissen von Anfang an in Ihre Budgetplanung einbeziehen, unangenehme Überraschungen in Form von zusätzlichen Kosten vermeiden und gleichzeitig einen reibungslosen Ablauf sicherstellen, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen.

Bereit? Perfekt – dann gehen wir jetzt auf Entdeckungstour.

Transportkosten im Fokus: Die Herausforderungen der heutigen Logistiklandschaft.

Eines vorweg: Alle Transporte sind von Grund auf kostspielig. Sie erfordern teure Energie und an qualifizierten Fahrern mangelt es mehr denn je. In absehbarer Zeit wird sich daran wohl wenig ändern, da Lastwagen mit Solarantrieb und autonomem Betrieb noch Zukunftsvisionen sind.

Das bedeutet, dass jeder, der Güter befördern möchte, mit folgenden preistreibenden Faktoren konfrontiert ist:

• Preisanstieg aufgrund steigender Energiekosten
• Ungleichgewicht zwischen zu transportierenden Gütern und verfügbarem Laderaum.
  Aktuell stehen in Deutschland 72 % der zu befördernden Güter lediglich 28 % an verfügbarem Laderaum gegenüber
  (Stand: September 2023,Quelle: tagesaktuelles Transportbarometer der Frachtenbörse Timokom, https://www.timocom.de/services/transportbarometer)
• Hinzu kommt der Mangel an qualifizierten Fahrern: 100.000 LKW-Fahrer fehlen in Deutschland.
  (Stand: Mai 2023; Quelle: https://www.tagesschau.de/wirtschaft/unternehmen/speditionen-lkw-fachkraeftemangel-100.htm)

Aber in der Messelogistik treten zusätzliche Herausforderungen auf, die wir nun genauer betrachten werden.

Von Koffern und Kisten: Wenn Messestände auf Reisen gehen.

Erinnern Sie sich an das Packen Ihres Koffers für eine Fernreise? Ähnlich verläuft die Vorbereitung, wenn ein Messestand auf Reisen geht.

Der „Koffer“ des Messestands sind Transporthilfen wie Kisten, Paletten und Lagergestelle. Die "Kleider" sind Elemente unterschiedlicher Größe und Empfindlichkeit. Zuerst werden alle Gegenstände zusammengetragen (kommissioniert). Anschließend wird jedes Standbauelement sorgfältig verpackt, etikettiert und ladesicher in seine Transporthilfe gelegt.

Wie lange benötigen Sie, um einen kleinen Koffer zu packen? Übertragen Sie diese Zeit auf die Vorbereitung eines großen Messestands. Das kostet Zeit, viel Zeit.

Auf dem Weg zum Bestimmungsort steht nach dem "Kofferpacken" das Beladen des LKWs an – eine Art Tetris im XXL-Format mit Gabelstaplern, riesigen Packstücken und der LKW-Ladefläche.

Kilometer, Kraftstoff & Kosten: Der Messe-Transport.

Sobald der beladene LKW in Fahrt kommt, beginnt der eigentliche Transport. Dass die Kosten für den Transport steigen, je weiter das Bestimmungsziel entfernt ist, ist ja so klar wie ein frisch geputzter Außenspiegel.

Denn jeder gefahrene Kilometer bedeutet mehr Sprit, und der Fahrer, nun ja, der möchte für jede Stunde am Steuer auch ein Dankeschön in seiner Geldbörse finden.

Der Vervielfachungs-Effekt.

Wenn Sie einen herkömmlichen Transport, sagen wir von Düsseldorf nach Hamburg, in Auftrag geben, legt der LKW die Strecke einmal zurück - vom Verlader zur Entladestelle, also rund 400 km.

Bei Messetransporten ist die Mathematik etwas komplizierter. Der LKW fährt zweimal: einmal hin zum Aufbau und nach dem Abbau wieder zurück. Das bedeutet, aus den ursprünglichen 400 km werden nun schon 800 km.

Ohne die anreisenden Monteure ist das Material nur Material.

Aber das Transportieren der Messestandmaterialien ist noch nicht alles. Denken Sie an die Monteure, denn ohne sie ist das Material nur Material. Erst durch ihre Arbeit wird daraus der Messestand. Das heißt, auch die Monteure müssen reisen.

Tatsächlich legen sie die Strecke gleich viermal zurück: einmal hin zum Aufbau und nach der Montage wieder zurück, dann erneut zum Abbau wieder hin und abschließend die Rückreise nach dem Abschluss der Demontage.

Ein Monteur legt die Strecke von 400 km also viermal zurück. Das bedeutet, er fährt insgesamt 1.600 km - das entspricht zwei vollen Arbeitstagen!

Gebühren im Stundentakt: Der Gabelstapler.

Das Erreichen des Messeziels markiert nicht das Ende des logistischen Prozesses, sondern ist lediglich ein wichtiges Etappenziel. Denn nun steht das Entladen des Materials an. Was auf dem Hof beim Verladen vergleichsweise zügig vonstattengeht, kann auf dem vollen Messegelände erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Der Logistikdienstleister des Veranstalters berechnet für diesen Ent- und Beladeservice eine Gebühr pro begonnener Stunde. Die genauen Kosten für diesen Service können wir vorab lediglich schätzen, da wir nicht vorhersehen können, wie die tatsächlichen Bedingungen vor Ort sein werden.

Und warum nutzen wir nicht unseren eigenen Gabelstapler zum Entladen? Ganz einfach: Die Messen erlauben dies nicht. Die Veranstalter haben ein Monopol für Gerät und Personal.

Kubikmeterweise Gebühren: Leergut und Vollgut.

Der nächste Aspekt, den wir betrachten, mag zwar kubikmeterweise Raum einnehmen, wird jedoch oft übersehen. Es geht um das, was nach dem Aufbau übrig bleibt: abgeräumte, leere Transporthilfen, die nun als Leergut bezeichnet werden. Zudem haben wir noch das sogenannte Vollgut – Leitern, Hebewerkzeuge und gefüllte Werkzeugkisten. Nach der Montage stehen sie da – jetzt überflüssig. Die Frage lautet: Wie gehen wir damit um?

Zurücktransportieren? Das ist eine plausible Option, allerdings nur sinnvoll, wenn Ihr Messebauer in der Nähe über ein Lager verfügt. Im Gang stehenlassen? Eher nicht. Also, wohin verschwinden Leergut und Vollgut?

Wieder ist es der Logistik-Vertragspartner des Messeveranstalters, der dieses Problem löst. Er holt alles ab, lagert es während der Messe ein und bringt es nach Veranstaltungsende wieder zurück zum Stand. Klingt gut - und ist es auch.

Allerdings fallen für diesen Service Gebühren an, berechnet pro angefangenem Kubikmeter. Auch diese Gebühren tragen dazu bei, den Punkt Logistik im Angebot Ihres Messebauers zu erhöhen.

Nun haben wir alle wesentlichen Punkte beleuchtet. Zeit für ein Fazit.

Logistik ist wie das Getriebe in einem Auto: unsichtbar aber elementar.

Beides: Getriebe im Auto und Logistik laufen fast unsichtbar und sind dennoch elementar wichtig. Und erst wenn es Probleme gibt oder wenn die Kostenfrage im Raum steht, erst dann schenken wir dem unsere Aufmerksamkeit.

Durch diesen Artikel hoffe ich, Ihnen die Bedeutung der Logistik nähergebracht zu haben. Sie sollten nun ein besseres Verständnis für die verdeckten Abläufe haben und erkennen, welchen nicht zu unterschätzenden Anteil eine reibungslose Messelogistik sowohl für das Gelingen als auch für das Budget Ihres Messestands hat.

Und wenn Sie mir jetzt die Fragen aller Fragen stellen wollen: „Ja, wie teuer ist denn nun so ein Transport?“ Dann kann ich Ihnen hier seriös nur antworten: Es kommt drauf an. Zu viele Parameter wie Standgröße, Ladegewicht, Entfernung und die Komplexität des Messestandes spielen eine Rolle.

Ja, Transportkosten sind unvermeidlich. Aber es gibt Wege, diese zu minimieren. Durch eine kluge Wahl des Messebauers – insbesondere wenn Sie an das Thema Standortnähe denken – können Sie bei Kilometern, Reise- und Einlagerungskosten sparen. Also: Je näher der Messebauer sein Lager am Messegelände hat, desto günstiger wird es für Sie.

Dennoch gibt es legitime Gründe, höhere Transportkosten in Kauf zu nehmen. Zum Beispiel, wenn Sie einen Messebauer gefunden haben, dem Sie voll und ganz vertrauen. Oder wenn Sie mit ihm mehrere Projekte planen und durchführen möchten.

Von der Logistik zur besten Route: Kommen Sie mit uns auf die Überholspur.

Nachdem Sie nun tiefer in die Welt der Messelogistik eingetaucht sind und mehr über die versteckten Abläufe und deren Einfluss auf Ihr Messebudget erfahren haben, könnten Sie noch weitere Fragen haben oder spezifische Informationen zu Ihrem nächsten Projekt benötigen. Melden Sie sich gern - wir sind da, um Ihnen zu helfen.

Oder sind Sie bereit, mit uns auf die Überholspur des Messewissens zu wechseln? Unsere Crew ist bestens vorbereitet, um gemeinsam mit Ihnen den optimalen Weg zum Messeerfolg zu finden – ganz ohne Stau und Umwege.

Also: Wann dürfen wir für Sie den besten Weg zum Messeerfolg kartografieren?

Bis bald,
Ihre Petra Hallmann